Como fazer uma boa gestão de notas fiscais para e-commerces?

Atualizado: 15 de jun. de 2022

Realizar uma gestão adequada de notas fiscais para e-commerces é algo essencial para que a sua loja online transmita mais credibilidade e seriedade aos clientes. Afinal, recebê-las junto com o produto é um direito do consumidor.

E não é só por esse motivo que a emissão e gerenciamento de notas fiscais é importante para o e-commerce, existem diversas outras razões que vamos explicar ao decorrer deste texto.

Então, sem mais delongas, fique a seguir com um conteúdo que explica várias questões essenciais para você entender como fazer uma boa gestão de notas fiscais para e-commerces. Boa leitura!

O que é uma nota fiscal?

Primeiramente, é preciso entender bem o que é uma nota fiscal para que você consiga compreender a importância de geri-las adequadamente.

É bem provável que você já saiba o que ela é, mesmo que de maneira superficial. Contudo, para garantir que o conteúdo apresentado seja proveitoso a você, vamos deixar tudo o mais claro possível.

Bom, existem três principais tipos de notas fiscais: a de serviços, a de produtos e a de consumidor. Tudo que comentamos neste texto é sobre a nota fiscal de produtos, porque é o modelo apropriado para e-commerces.

Ela é um documento oficial emitido pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado e conta com as informações mais importantes sobre a venda de um produto.

Porém, não é este documento que deve ser enviado aos consumidores. Eles recebem o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).

O DANFE não é um arquivo com validade oficial, mas possibilita a fiscalização do transporte do produto e garante o acesso à nota fiscal eletrônica original.

Deu para notar que a emissão é uma tarefa burocrática e um pouco trabalhosa para ser realizada manualmente quando se tem uma loja virtual, não é mesmo? É por esse motivo que mostraremos como fazer uma boa gestão de notas fiscais para e-commerces.

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Qual é a importância das notas fiscais para e-commerces?

A emissão e gerenciamento de notas fiscais é muito importante para qualquer empresa, inclusive e-commerces. Listamos três fatores que esclarecem a importância de uma gestão organizada e estruturada:

Respeito à Constituição Federal
Regularidade com o Fisco
Segurança de credibilidade

Respeito à Constituição Federal

A emissão de notas fiscais é obrigatória para vendas de mercadorias por conta da Lei 8846/94. Caso ela não seja emitida, considera-se omissão de receitas ou rendimentos.

Ou seja, é algo que não pode deixar de ser feito para manter o seu e-commerce dentro da regularidade, sem problemas com processos e multas.

Regularidade com o Fisco

As notas fiscais são fundamentais para documentar o recolhimento de diversos tributos, como o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e o Imposto de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Logo, são documentos essenciais para que o seu e-commerce se mantenha regular com o Fisco. Uma má gestão pode acabar resultando em multas e até mesmo processos por sonegação de impostos.

Diante disso, é indispensável que o seu processo de emissão e gestão de notas fiscais esteja bem estruturado e organizado. Afinal, mesmo pequenos erros podem ocasionar grandes problemas.

Segurança e credibilidade

A nota fiscal também serve como um documento que garante segurança para ambas as partes envolvidas na venda, tanto o e-commerce quanto o cliente.

Isso porque ela comprova que a venda foi realizada adequadamente, deixando o consumidor com a segurança de que o produto realmente chegará. Além disso, possibilita a realização de trocas e devoluções.

Essa garantia que a nota fiscal proporciona ao consumidor também é um fator que gera credibilidade à sua loja, mostrando que ela é um lugar confiável para se fazer compras online.

Já para o e-commerce, além de servir para o recolhimento correto de tributos, também é um arquivo que ajuda a evitar golpes e fraudes por parte de compradores.

Confira no infográfico abaixo mais dez motivos para fazer uma boa gestão de notas fiscais para e-commerces:

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Como fazer a gestão de notas fiscais para e-commerces?

Agora que você já sabe a importância da gestão de notas fiscais para e-commerces, mostraremos como ela pode ser feita de uma forma mais prática e assertiva.

A solução é automatizar esse processo, porque o volume de vendas de um e-commerce costuma ser muito alto para que a emissão e o gerenciamento sejam feitos manualmente.

Para realizar esses procedimentos de forma manual, é preciso ter uma pessoa ou equipe encarregada dessa função, que toma muito tempo e impossibilita a realização de outras tarefas importantes.

Caso você decida pela realização manual, mesmo sendo um procedimento muito trabalhoso, há nove passos que podem ajudar na organização das notas fiscais:

https://nfeblog.blob.core.windows.net/blg/blog/content/uploads/2018/10/como-arquivar-notas-fiscais-1.png

Então, como faz para automatizar a emissão e gestão de notas fiscais? Simples, a API da NFE.io faz isso para você!

Ela pode ser integrada com o seu sistema de pagamento para que a emissão da nota fiscal de um produto seja feita automaticamente após a compra. Além disso, também é realizada a emissão automática do DANFE, bem como o envio para o e-mail dos clientes.

Assim, você e a sua equipe podem destinar os esforços à realização de outras atividades importantes para o negócio, melhorando a produtividade, o aproveitamento de tempo e o lucro.

Este artigo foi escrito pela NFE.io, um sistema que descomplica a emissão e o gerenciamento de notas fiscais com o intuito de otimizar o tempo, a produtividade e o lucro das empresas.